Los servicios económicos e informáticos de la Universidad Politécnica de Cartagena han implantado un sistema integral de recepción, registro administrativo, digitalización certificada de acuerdo con los requerimientos de la AEAT e integración con sus sistemas contables de todas las facturas en papel correspondientes a sus contratos menores, incluyendo la realización automática de gran parte de las tareas de registro contable y fiscal. Dicho sistema es, en su mayor parte, el resultado de un desarrollo propio ideado por sus técnicos contables y programadores.

La implantación de este sistema permitirá a la universidad la conversión de las facturas en papel a un formato electrónico en condiciones similares a las que reúnen las recibidas por el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, y dará lugar, en breve, a que la totalidad de sus expedientes de gasto (unos 25.000 al año) se tramiten íntegramente de modo electrónico, sin que por ello se resienta la necesaria flexibilidad que en sus compras deben tener sus investigadores ni se impongan obligaciones de alto coste a pequeños proveedores.

“La gestión económica de las universidades públicas precisa de un notable grado de descentralización de las decisiones de gasto y una gran atomización de la facturación recibida por los distintos departamentos, servicios y vicerrectorados”, explica Luis Manuel Alarcón Martínez, jefe de Asuntos Económicos y Presupuestarios.

“Pese a la introducción hace dos años de la facturación electrónica, el 80% de los expedientes de gasto en este periodo han sido en papel”, continúa Alarcón. “Esta facturación en papel no es, en su mayor parte, susceptible de integrarse en el procedimiento general. Por el contrario, la tramitación de facturas en papel seguirá siendo necesaria en tanto que lo sigan siendo compras urgentes como las de una judía verde en un supermercado para alimentar a un mosquito objeto de investigación o de una caja de aspirinas para un alumno de la residencia universitaria”, ejemplifica.